AYUNTAMIENTO DE EL CASAR

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A la vista de todo lo anterior se dicta la siguiente INSTRUCCIÓN:

Capítulo I. Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto

La presente disposición tiene por objeto:

1. La creación del registro contable de facturas y los requisitos de los documentos emitidos por los contratistas/proveedores del Ayuntamiento de El Casar, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 1 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.
2. Regular la anotación y el procedimiento de tramitación de las facturas en el Registro Contable de Facturas de la Administración Municipal de El Casar.
3. Establecer las actuaciones de control y seguimiento de la tramitación de las facturas anotadas en el Registro por parte de los órganos competentes.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

El Ayuntamiento de El Casar contará con un registro contable de facturas (RCF), de conformidad con el artículo 8º de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas serán los que en cada momento establezca las disposiciones de desarrollo de la citada de Ley, sin perjuicio de las particularidades que se establecen en los puntos siguientes de esta norma.

La regulación prevista en la presente Instrucción será de aplicación al Ayuntamiento de El Casar.

Artículo 3. Órganos competentes en la gestión del Registro Contable de Facturas

El órgano competente para la gestión del Registro Contable de Facturas en el Ayuntamiento y sus Organismos Autónomos será la Intervención General, a quién corresponderá la definición de las funcionalidades del mismo.

Cada uno de los órganos incluidos en el ámbito de aplicación de la presente Instrucción que tenga atribuida la función de contabilidad, será responsable de la anotación e inscripción de la información correspondiente a las facturas por operaciones realizadas en su ámbito respectivo.

Artículo 4. Obligatoriedad de anotación en el Registro Contable de Facturas

Se anotarán en el Registro Contable de Facturas las facturas que se reciban, incluidas las facturas electrónicas presentadas en el correspondiente punto general de entrada de facturas electrónicas.

La anotación será un requisito necesario para la tramitación del reconocimiento de las obligaciones y las propuestas de pago que deriven de las mismas.

Artículo 5. Facultades del órgano de control interno

La Intervención General del Ayuntamiento de El Casar tendrá acceso en cualquier momento a la documentación justificativa, a la información que conste en el Registro Contable de Facturas y a la contabilidad.

Capítulo II. Requisitos y procedimiento para la presentación de facturas

Artículo 6. Requisitos

Todas las facturas presentadas, con independencia de su formato, deberán contener los requisitos establecidos en el R.D. 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que regulan las obligaciones de facturación, así como deberán contener el código de los órganos competentes en la tramitación de la factura y el del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. En concreto, las facturas habrán de recoger los siguientes códigos:

• Código oficina contable
• Código órgano gestor
• Código unidad tramitadora

El listado y codificación de unidades administrativas DIR3 que participan en la tramitación de facturas se aprueba como Anexo I a la presente Instrucción y será objeto de publicidad a través de la página Web municipal (https://elcasar.es/sede_electronica/)

Artículo 7. Obligación de presentación de las facturas ante El Ayuntamiento de El Casar.

El proveedor deberá emitir la factura en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios, según el tipo de factura seguirá el siguiente procedimiento, cumpliendo los requisitos especificados en este artículo.

Las facturas deberán ser presentadas según establece la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, distinguiéndose entre:

1. Facturas electrónicas

Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios al Ayuntamiento de El Casar y/o sus organismos autónomos, podrán expedir y remitir factura electrónica.

En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada de facturas electrónicas FACe (con independencia del importe de las facturas), a partir de 1 de abril de 2022 y de conformidad con la autorización contenida en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, las entidades siguientes:

1. Sociedades anónimas;
2. Sociedades de responsabilidad limitada;
3. Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
4. Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
5. Uniones temporales de empresas;
6. Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
7. Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria.
8. Las personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

Singularmente, se establece la obligación para aquellas personas físicas:

1. Que presenten facturas por importe superior a 1.000,00 euros (IVA incluido).
2. Que tengan concertado con el Ayuntamiento un contrato, en virtud del cual proceda, durante la vigencia del mismo, y en su ejecución, facturación de tracto sucesivo.

Asimismo, quedarán excluidas aquellas facturas que proceda endosar al interesado, las correspondientes a justificaciones de gastos en comisión de servicio y las tramitadas por anticipos de caja.

A tal efecto, el Ayuntamiento de El Casar se encuentra adherido al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), por lo que la remisión de las facturas electrónicas al Ayuntamiento de El Casar o cualesquiera organismo dependiente (artículo 6º de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público) habrá de realizarse a través de dicha plataforma, cuya dirección es: https://face.gob.es/es, en el plazo de treinta días, desde la fecha efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.

El citado punto general proporciona un servicio automático de puesta a disposición de las facturas presentadas a la oficina contable municipal encargada de su registro contable.

2. Facturas expedidas en formato papel

Las facturas para las que no sea obligatoria su presentación como factura electrónica y el proveedor no opte voluntariamente por dicho formato, podrán presentarse en el registro general del Ayuntamiento, ya sea presencialmente o mediante la sede electrónica, en las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca, en las oficinas de asistencia en materia de registros o en cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes, siendo imprescindible la presentación de la FACTURA ORIGINAL.

El registro administrativo en el que se reciba la factura la remitirá inmediatamente a la oficina contable competente para la anotación en el registro contable de la factura.

No obstante, en cualquier momento el proveedor podrá emitir factura electrónica de manera voluntaria. Una vez emitida la primera factura electrónica a El Ayuntamiento de El Casar por parte de un proveedor/contratista, éste ya tendrá la obligación de presentar las siguientes facturas en el mismo formato.

Capítulo III. Procedimiento para la tramitación de facturas

Artículo 8. Anotación y distribución de las facturas

Las facturas recibidas, bien a través del Punto General de entrada de facturas electrónicas municipal (FACe), bien de forma presencial, a través de la Sede Electrónica a través de correo ordinario certificado, se procederá a su anotación inmediata en el Registro Contable de Facturas correspondiente.

Cuando se trate de facturas electrónicas presentadas en el punto general de entrada de facturas electrónicas, serán remitidas electrónicamente mediante un servicio automático proporcionado por dicho punto al Registro Contable de Facturas.

La distribución de las facturas se realizará en función de los códigos establecidos para las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras, basados en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) que gestiona la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, que deberán constar en las facturas emitidas.

Para cada una de las facturas electrónicas recibidas, la información objeto de registro será la propia factura electrónica.

Para cada una de las facturas en papel recibidas se generará una anotación en el Registro Contable de Facturas. Dicha anotación contendrá, al menos, la siguiente información, que habrá de constar en las facturas presentadas o en la documentación adjunta a las mismas:

1. Fecha y hora de entrada en el Ayuntamiento.
2. Número y, en su caso, serie de la factura.
3. Fecha de la factura.
4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor de la factura.
5. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
6. Breve descripción de las operaciones o identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
7. Importe de la operación, incluido IVA, o impuesto equivalente.
8. Código del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
1. Código del órgano gestor, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
10. Código de la unidad tramitadora, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

La grabación de las facturas en papel, en el Registro Contable de Facturas, se realizará por las oficinas contables que tengan las competencias en materia de contabilidad.

La anotación de la factura dará lugar a la asignación de una referencia de identificación de dicha factura en el Registro Contable de Facturas.

No se anotarán en el Registro Contable de Facturas las que presentaran errores u omisiones que impidieran su tramitación, ni las que correspondan a otras Administraciones Públicas, las cuales serán devueltas con expresión del motivo de dicho rechazo.

No son facturas ni documentos justificativos:

• El albarán, que es el documento que acredita la recepción de un suministro.
• La factura proforma, ya que no es una obligación de pago, no tiene efectos fiscales.
• Los documentos sustitutivos de las facturas como son los tickets. Éstos no pueden ser admitidos, ya que en todo caso se deben emitir facturas simplificadas, según el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

Artículo 9. Anotación de la aceptación o rechazo de las facturas

Cuando proceda la aceptación de la factura, la unidad tramitadora anotará en el Registro Contable de Facturas dicha aceptación, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido la misma.

En el caso de que respecto a una factura anotada en el Registro Contable de Facturas no proceda su aceptación o, aun habiendo sido aceptada, se verifique con posterioridad en el procedimiento de gasto que no reúne los requisitos exigidos por la normativa de facturación o que presenta errores u omisiones que justifiquen su devolución al proveedor, la unidad tramitadora anotará en el Registro Contable de Facturas el rechazo de la factura y su devolución, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido dicho rechazo.

Tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas, serán devueltas al proveedor que las remitió con indicación del motivo de la devolución.

Artículo 10. Anotación en relación con la conformidad, reconocimiento de la obligación y pago

De la conformidad de la factura se dejará constancia electrónica en el Registro Contable de Facturas, con indicación de la fecha en la que se haya producido la misma.

Cuando, aun habiéndose dado la conformidad a una factura, se verifique con posterioridad, ya sea por la propia unidad tramitadora o por los órganos de control interno, que presenta errores u omisiones que justifiquen su rechazo, se llevará a cabo la devolución de la misma al proveedor en los términos establecidos en el artículo anterior, dejando anotado en el Registro Contable de Facturas el rechazo y la fecha del mismo.

Para aquellas facturas que se vayan a tramitar por el procedimiento ordinario de gasto a las que se haya prestado la correspondiente conformidad y aprobación del reconocimiento de la obligación, el propio Sistema de Información Económico-Financiero en el que está integrado el Registro Contable de Facturas asociará de forma automática el número de documento contable y las fechas de dicha obligación y del pago posterior. A estos efectos, tanto la anotación de la obligación reconocida como la del pago material, identificarán la factura o facturas asociadas mediante las correspondientes Referencias del Registro Contable de Facturas.

Artículo 11. Anotación en relación con la solicitud de anulación

Cuando en el Registro Contable de Facturas se reciba, a través del Registro General o, en el caso de las facturas electrónicas, a través del punto general de entrada de facturas electrónicas, una solicitud de anulación del presentador de una factura anterior, se tomará nota de la solicitud de anulación en el Registro Contable de Facturas, siempre que esa factura ya estuviera anotada en dicho Registro. Si la factura no constara inscrita, será rechazada la solicitud y devuelta al Registro General que la remitió.

Las solicitudes de anulación de las facturas que se hubieran anotado en el Registro Contable de Facturas serán comunicadas a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, a efectos de que, o bien procedan a su estimación y subsiguiente devolución de la factura a través del Registro en el que se hubiera presentado la solicitud de anulación, o bien, procedan a su rechazo. En el caso de devolución, se anularán las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho Registro en relación con la factura.

Todo ello, sin menoscabo de la facultad de la Administración Municipal para la iniciación de los oportunos expedientes de reintegros de pagos si resultasen de aplicación.

Capítulo IV. Suministro de información sobre el estado de las facturas

Artículo 12. Procedimiento de consulta

La aplicación informática del Registro Contable de Facturas facilitará en los términos previstos por la normativa estatal, el estado de las facturas anotadas en el mismo, a través de la sede electrónica del Ayuntamiento de El Casar (https://www.aytoelcasar.es/portal/), sin perjuicio de que, en el caso de las facturas electrónicas, los proveedores puedan acceder a la información a través del registro correspondiente al punto general de entrada de facturas electrónicas.

Se informará sobre los estados de tramitación siguientes:

1. Anotada en el Registro Contable de Facturas.
2. Reconocida la obligación.
3. Ordenación del pago
4. Pagada.
5. Anulada.
6. Rechazada.

Capítulo V. Transparencia y reutilización de la información

Artículo 13. Transparencia

Las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta Instrucción publicarán, a iniciativa propia y de manera gratuita, la información pública relacionada con la materia cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de su actividad y la reutilización de la información.

Dicha publicación se realizará a través del portal de transparencia y datos abiertos del Ayuntamiento de El Casar.

Artículo 14. Publicación y actualización

La presente instrucción se publicará en la sede electrónica del Ayuntamiento de El Casar, en la web municipal y en el Boletín Oficial de la Provincia de Guadalajara.

Se proporcionará información actualizada, atendiendo a las peculiaridades propias de la información de que se trate.

La información será actualizada en el plazo más breve posible y, en todo caso, de acuerdo con las características de la información, las posibilidades técnicas y los medios disponibles.

Artículo 15. Reutilización de la información

Toda la información publicada o puesta a disposición por el Ayuntamiento de El Casar en el marco de esta instrucción, será accesible y susceptible de reutilización sin necesidad de autorización previa y de forma gratuita, salvo que en ella se haga constar expresamente lo contrario.

La reutilización de la información estará sujeta únicamente a los límites de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización del sector público.

Capítulo VI. Facultades y obligaciones de los órganos de control

Artículo 16. Requerimientos de información

La Intervención General que tiene atribuida la función de contabilidad en las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta Instrucción, efectuará requerimientos mensuales de información a los centros gestores.

El requerimiento se formulará dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente y se solicitará la siguiente información, que deberá ser remitida antes del día 20 del mes:

Facturas anotadas en el Registro Contable de Facturas para las que hayan transcurrido más de treinta días desde su registro administrativo y se encuentren pendientes de reconocimiento de la obligación, con indicación del motivo del retraso en su tramitación.

Todo ello sin perjuicio de la potestad de la Intervención General, de efectuar cualquier otro requerimiento de información a los centros gestores o unidades equivalentes.

DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA

Publicidad del ámbito del Registro Contable de Facturas

En web del Ayuntamiento www.elcasar.es se publicará la relación completa y actualizada de cada una de las oficinas contables responsables del Registro Contable de Facturas, así como de los órganos gestores y unidades tramitadoras.

DISPOSICIÓN FINAL

Entrada en vigor

La presente Instrucción entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de Guadalajara.

ANEXO I.  - Codificación de Unidades administrativas DIR3

Contra la presente resolución podrán interponerse potestativamente recurso de reposición ante la misma autoridad que haya adoptado la resolución en el plazo de un mes, o directamente recurso contencioso-administrativo ante el orden jurisdiccional contencioso-administrativo en el plazo de dos meses, contados a partir de la fecha siguiente a la de su notificación, y transcurrido dicho plazo, únicamente podrá interponerse recurso contencioso-administrativo según establecen los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Publicas y 8, 10 y 46.1 de la ley 29/98 de 13 de julio Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa. La interposición de este recurso no suspenderá la ejecución del acto impugnado, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 117.2 de la citada ley 39/2015. No obstante, podrá ejercitar a tenor del artículo 40.2 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Publicas cualquier otro que estime pertinente.

El Casar, a 10 de marzo de 2022 .La Alcaldesa, Dª María José Valle Sagra