EXCMO. AYUNTAMIENTO DE GUADALAJARA
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No habiéndose formulado reclamación alguna contra el expediente de aprobación definitiva de la modificación del Reglamento regulador del Registro Contable de Facturas del Excmo. Ayuntamiento de Guadalajara, aprobado inicialmente por el Pleno en sesión celebrada el día 26 de marzo de 2021, cuyo acuerdo fue publicado en el Boletín Oficial de la Provincia de Guadalajara, número 64, de fecha 5 de abril de 2021, se entiende definitivamente aprobado conforme al artículo 49 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local.
Se publica seguidamente el texto íntegro del Reglamento en el Boletín Oficial de la Provincia de Guadalajara, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985 de 2 de abril Reguladora de las Bases de Régimen Local, entrando en vigor una vez transcurrido el plazo previsto en el artículo 65.2 de la citada Ley.
REGLAMENTO REGULADOR DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE GUADALAJARA
Artículo 1. Objeto.
El presente reglamento tiene como objeto la regulación del Registo contable de facturas ya en funcionamiento conforme establecía la Ley 15/2010. de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre , por la que se establecían medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales y regulado en las Bases de Ejecución de los presupuestos y creado formalmente por acuerdo de Junta de Gobierno Local de fecha 25 de julio de 2014, en cumplimiento de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro contable de facturas en el Sector Público.
Artículo 2. Ambito de aplicación subjetivo.
Las disposiciones de este Reglamento serán de aplicación a todos los órganos, servicios y unidades administrativas del Ayuntamiento de Guadalajara.
Así mismo, el presente reglamento regulará las relaciones con los proveedores de bienes y servicios del Ayuntamiento de Guadalajara emitidas en el marco de sus relaciones jurídicas y que estén obligados legalmente a la presentación de facturas.
Artículo 3. Obligación de presentación de facturas en el registro.
La factura constituye el documento obligatorio emitido por el proveedor derivado de operaciones de compra-venta, prestación de servicios o suministros y/o realización de obras conforme al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación ( Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre.)
Todas las facturas deberán ser presentadas en el registro contable de facturas del Ayuntamiento de Guadalajara, con las excepciones que legalmente se contemplen, en el plazo de treinta días desde la fecha efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.
En el caso de que la presentación se realice en un registro administrativo distinto del contable mencionado anteriormente, en los términos previstos en el artículo 16 de Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, el registro administrativo en el que se reciba la factura la remitirá inmediatamente a la oficina contable competente para la anotación en el registro contable de la factura.
Artículo 4. Integración orgánica y dependencia funcional del registro contable.
La gestión del registro contable de facturas corresponde al órgano o unidad que tiene atribuida la función de contabilidad.
El registro contable de facturas está integrado con el sistema de información contable soportado por la aplicación informática SICALWIN.
Artículo 5. Uso de la factura electrónica en el Ayuntamiento de Guadalajara.
Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios al Ayuntamiento de Guadalajara podrán expedir y remitir factura electrónica.
El Ayuntamiento de Guadalajara se ha adherido al Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Administración General del Estado –FACe– tal y como consta en el acuerdo de Junta de Gobierno Local de fecha 25 de julio de 2014.
En todo caso, y tal y como determina la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas, modificada por Ley Orgánica 6/2015, de 12 de junio, están obligados al uso de factura electrónica y a su presentación ante el FACe las entidades siguientes:
- Sociedades anónimas.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establezca la normativa tributaria.
- Uniones temporales de empresas.
- Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de Inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de Garantía de Inversiones.
No obstante, el Ayuntamiento de Guadalajara excluye de esta obligación de facturación electrónica a las facturas emitidas por los proveedores del Ayuntamiento por los servicios en el exterior hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.
Los sujetos obligados en todo caso a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo relacionados en el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que no estén obligados a emitir facturas electrónicas y opten por no emitirlas, solo podrán presentar las correspondientes facturas a través del Registro Electrónico General, que las podrá de forma inmediata a disposición del Registro Contable de Facturas para su tramitación.
Todos los proveedores tienen derecho a ser informados sobre el uso de la factura electrónica a través del órgano municipal encargado de la función de Contabilidad responsable del RCF.
Artículo 6. Formato factura electrónica, su firma. Requisitos técnicos y funcionales del Punto general de entrada de facturas electrónicas.
Con respecto al formato de la factura electrónica y su firma, éstas se ajustarán al formato establecido en el artículo 5 y en la Disposición Adicional Segunda de la Ley 25/2013 ( Facturae, versión 3,2, y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES) ) hasta que se apruebe la Orden Ministerial prevista.
Las condiciones técnicas y funcionales del Punto General de Entrada de facturas serán las del FACe, en tanto en cuanto el Ayuntamiento de Guadalajara se ha adherido a dicho punto, y que figuran recogidas en la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio y en la Resolución de 25 de Junio de 2014 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas en lo que respecta a las condiciones de uso de la plataforma FACe.
Artículo 7. Procedimiento general para la tramitación de facturas.
1. Las facturas deberán ser presentadas en el registro contable de facturas del Ayuntamiento de Guadalajara, con las excepciones que legalmente se contemplen, en el plazo de treinta días desde la fecha efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.
En el caso de que la presentación se realice en un registro administrativo distinto del contable mencionado anteriormente, en los términos previstos en el artículo 16 de Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, el registro administrativo en el que se reciba la factura la remitirá inmediatamente a la oficina contable competente para la anotación en el registro contable de la factura.
2. Tal y como dispone la legislación vigente, todas las facturas tanto en soporte papel como en soporte electrónico deben incluir los códigos de la Oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora, codificación que permitirá redirigir manual o electrónicamente la factura al órgano o unidad competente para su tramitación.
El listado de códigos de los órganos competentes en la tramitación de facturas del Ayuntamiento de Guadalajara así como de la Oficina contable, codificado de acuerdo con el Directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas se encuentra publicado en la página web del Ayuntamiento de Guadalajara.
Las facturas electrónicas presentadas en el punto general de entrada -FACe, serán remitidas electrónicamente al registro contable de facturas correspondiente.
3. La anotación de la factura en el registro contable de facturas dará lugar a la asignación del correspondiente código de identificación de dicha factura en el citado registro contable, código que será comunicado al FACe.
4. El órgano o unidad que tiene atribuida la función de contabilidad la remitirá al órgano o unidad competente para su tramitación.
Es decir, si la factura desde el punto de vista formal, reune los requisitos legalmente establecidos (Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, codificación DIR3) se remite al órgano competente para su conformidad, si procede, y remisión a la Intervención municipal a efectos de la preceptiva intervención previa y resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación.
No se anotarán en el registro contable las facturas que contuvieran datos incorrectos u omisión de datos que impidieran su tramitación, ni las que correspondan a otras administraciones públicas, las cuales serán devueltas al registro administrativo de procedencia expresando la causa de dicho rechazo.
5. En las Bases de Ejecución de los Presupuestos se regulará el procedimiento específico que recoja el funcionamiento concreto y las particularidades del Ayuntamiento de Guadalajara, habida cuenta de la adhesión al Punto General de entrada de facturas - FACe, sus características técnicas y funcionales y las posibilidades de interacción con la aplicación informática en uso o sistema para la tramitación de expedientes de gasto por el Ayuntamiento que incorporen facturas electrónicas.
6. Reconocida la obligación por el órgano competente, la tramitación de la propuesta u orden de pago identificará la factura o facturas mediante los correspondientes códigos de identificación asignados en el registro contable de facturas.
Artículo 8. Actuaciones del órgano competente en materia de contabilidad.
El órgano administrativo que tiene atribuida la función de contabilidad:
1. Efectuará requerimiento periódico de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de obligación, que serán dirigidos a los órganos gestores y/o unidades tramitadoras. El citado requerimiento tendrá una cadencia quincenal desde la fecha de recepción por el órgano gestor y/o unidad tramitadora.
2. Elaborará un informe trimestral con la relación de facturas con respecto a las cuales haya transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes. Del informe se dará traslado dentro de los quince días siguientes a cada trimestre natural del año al órgano de control interno.
Artículo 9. Facultades y obligaciones del órgano de control interno.
El órgano de control interno tendrá acceso a la documentación justificativa, a la información que conste en el registro contable de facturas y a la contabilidad en cualquier momento.
Anualmente el órgano de control interno elaborará un informe en el que evaluará el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad. Este informe será elevado al Pleno.
La Intervención General Municipal realizará una auditoría de sistemas anual para verificar que los correspondientes registros contables de facturas cumplen con las condiciones de funcionamiento previstas en esta Ley y su normativa de desarrollo y, en particular, que no quedan retenidas facturas presentadas en el Punto general de entrada de facturas electrónicas que fueran dirigidas a órganos o entidades de la respectiva Administración en ninguna de las fases del proceso. En este informe se incluirá un análisis de los tiempos medios de inscripción de facturas en el registro contable de facturas y del número y causas de facturas rechazadas en la fase de anotación en el registro contable.
Artículo 10. Colaboración con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Los registros contables de facturas remitirán a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por vía telemática, aquella información sobre las facturas recibidas , para asegurar el cumplimiento de obligaciones tributarias y de facturación cuyo control le corresponda.
Disposición final primera. Aplicación y ejecución del reglamento.
Lo dispuesto en el presente Reglamento se adecuará a la legislación vigente en la materia, así como a las disposiciones reglamentarias, resoluciones y medidas acordadas por el Gobierno a través del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, en el ámbito de sus competencias.
Disposición final segunda. Publicación.
El acuerdo de aprobación definitiva del presente Reglamento y el Reglamento mismo se publicarán en la página web del Ayuntamiento de Guadalajara.
Disposición final tercera. Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor una vez publicado integramente su texto en el Boletín Oficial de la Provincia transcurrido el plazo de quince días hábiles desde dicha publicación.
Guadalajara, a 25 de mayo de 2021. EL ALCALDE-PRESIDENTE, Fdo.: Alberto Rojo Blas.
